Datenschutzverordnung

Datenschutzordnung

 

Präambel

Der Reit- und Fahrverein Ellwangen/Jagst e.V. verarbeitet personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

 § 1 Allgemeines

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten von Mitgliedern, Teilnehmern/innen von Reit- und/oder Kursveranstaltungen, sowie Mitarbeitern/innen in EDV-Anlagen, in Papierform, im Internet und in öffentlichen Medien (z.B. bei Veröffentlichungen im Rahmen der Pressearbeit), sowie durch Weiterleitung an Dritte (z.B. Sportversicherungen). 

In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

1.Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder:

Geschlecht, Vorname, Nachname, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Bankverbindung

2. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu anderen Vereinen und Verbänden ( z.B. PSK Ostalb, WLSB, FN) werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (z.B. Startpass, Spielerpass, Lizenz) und/oder an solchen Veranstaltungen teilnehmen, bzw. insoweit der Verein zur Meldung der Daten im Rahmen ordnungsgemäßer Verwaltung verpflichtet ist.

  § 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Schrift und/oder Bild in Aushängen, auf der Homepage veröffentlicht und/oder an die Presse weitergegeben.

2. Hierzu zählen unter anderem die Daten, die der Verein selbst erhoben hat, jedoch auch solche, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Alter, Vereinszugehörigkeit.

3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos erfolgt auf Grundlage der Einwilligung der abgebildeten Personen.

4. Auf der Internetseite des Vereins werden folgende Daten der Mitglieder des Vorstands und der Übungsleiter/innen veröffentlicht: Vorname, Nachname, Funktion und Telefonnummer.

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

1.Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Bereich „Mitgliederverwaltung“ zugeordnet.

Der Bereichsleiter stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

2. Derzeitiger Bereichsleiter der Mitgliederverwaltung und damit Ansprechpartner der Belange rund um die Datenverarbeitung ist:

 Julia Freytag, Wintergerststr. 19, 73479 Ellwangen

 § 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeitern/innen im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Abteilungsleitern, Übungsleitern) zur Verfügung gestellt, soweit es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.

3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

§ 6 Kommunikation per E-Mail

Insoweit E-mail-Adressen zur Verfügung gestellt werden, gilt dies als Zustimmung, die Adresse für vereinsinterne Kommunikation nutzen zu dürfen. Der Nutzung kann jederzeit schriftlich widersprochen werden.

§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Übungsleiter/innen), verpflichten sich zu vertraulichem Umgang mit den personenbezogenen Daten.

§ 8 Datenschutzbeauftragter

Da im Verein regelmäßig weniger als 9 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der Verein keinen Datenschutzbeauftragten zu benennen.

§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

1. Der Verein unterhält eine Homepage.

2. Der Bereichsleiter „Mitgliederverwaltung“ (vgl. § 4 Nr. 2) ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.  

3. Der Verein hat ausreichende technische Maßnahmen zur Gewährleistung des Datenschutzes getroffen. Dennoch kann bei einer Veröffentlichung von personenbezogenen Daten im Internet ein umfassender Datenschutz nicht garantiert werden, da die Inhalte auch in Staaten abrufbar sind, die keine der Bundesrepublik Deutschland vergleichbaren Datenschutzbestimmungen kennen und daher die Vertraulichkeit, die Integrität (Unverletzlichkeit), die Authentizität (Echtheit) und die Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten nicht garantiert ist.

4. Das Vereinsmitglied trifft die Entscheidung zur Veröffentlichung seiner Daten im Internet freiwillig und kann seine Einwilligung gegenüber dem Bereichsleiter jederzeit widerrufen.

§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe ist untersagt.

§ 11 Inkrafttreten

Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am 29.11.2018 beschlossen und tritt ab sofort in Kraft.

 

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